Ministerstwo Finansów ogłosiło, że od 1 lipca 2024 roku będą obowiązywać przepisy dotyczące obowiązkowego wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Co to oznacza dla firm?
Krajowy System e-Faktur to platforma służąca do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną w specjalnie opracowanym formacie, opublikowanym przez Ministerstwo Finansów.
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF, z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. W celu poprawnego wystawienia e-faktury przy użyciu KSeF, musi być ona zgodna pod kątem technicznym ze strukturą logiczną, dedykowaną fakturze ustrukturyzowanej. Format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) powinien zawierać wszystkie dane wymagane i szczegółowo określone w strukturze logicznej, odzwierciedlające stan faktyczny zawartej transakcji.
Firmy mają możliwość korzystania z systemu KSeF już od stycznia 2022 roku. Od 1 lipca 2024 roku KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski. Wyjątki od tej zasady dotyczą m.in. podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, podatników korzystających z procedur szczególnych, a także w okresie awarii systemu KSeF lub w przypadku sytuacji kryzysowej.
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur ma wiele zalet. Wszystkie e-faktury przesłane przez KSeF mają status oryginału, a faktura wprowadzona do systemu może być skorygowana poprzez wystawienie korekty wprowadzonej przez KSeF. System zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury elektronicznej. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.
Do faktur ustrukturyzowanych nie mają zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ faktury wystawione za pośrednictwem KSeF nie mogą zostać zagubione ani zniszczone.
Warto również zaznaczyć, że w obecnie obowiązującym trybie dobrowolności korzystania z systemu, podatnik ma możliwość wystawiania wszystkich faktur w KSeF lub tylko części z nich. W przypadku odbioru faktury z KSeF przez nabywcę wymagana jest natomiast odrębna zgoda kupującego na odbiór faktury ustrukturyzowanej z systemu KSeF. W sytuacji braku zgody nabywcy, sprzedawca nadal ma prawo skorzystać z KSEF, pod warunkiem udostępnienia kupującemu dokumentu transakcji na dotychczasowych uzgodnionych zasadach między stronami, np. drogą mailową.
Od 1 lipca 2024 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm w Polsce, dlatego warto już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia tego systemu, aby móc bezproblemowo zdążyć na czas.
Na zakończenie niniejszego artykułu chcielibyśmy podziękować Kancelarii Chojnacka & Łagowski Doradcy Podatkowi za pomoc w przygotowaniu tego tekstu. Mamy nadzieję, że artykuł przyczyni się do zwiększenia świadomości na temat Krajowego Systemu e-Faktur. Pamiętajmy, że niniejszy tekst nie stanowi porady prawnej i w przypadku konieczności rozwiązania konkretnych problemów prawnych, zalecamy skorzystanie z usług specjalistów.
Redakcja KSeF24.pl - monitorujemy proces wdrożenia KSeF w Polsce.