W ostatnich latach konferencje online stały się nieodłącznym elementem świata biznesu, nauki i edukacji. Coraz więcej firm, uczelni i organizacji decyduje się na wydarzenia wirtualne, które pozwalają dotrzeć do uczestników z różnych zakątków kraju, a nawet świata — bez potrzeby wynajmu sali czy organizacji logistyki. Jednak przeniesienie konferencji do przestrzeni cyfrowej wymaga innego podejścia niż tradycyjne wydarzenia stacjonarne. Jak zaplanować taką konferencję, by przyciągnąć uwagę uczestników, zapewnić płynność techniczną i zbudować profesjonalny wizerunek marki? W tym przewodniku przeprowadzimy Cię krok po kroku przez cały proces organizacji skutecznego wydarzenia online.
Internet - sprzymierzeniec konferencji online
Sprzymierzeńcem konferencji online jest dziś internet. Sieć, która przez lata służyła głównie do komunikacji i zdobywania informacji, przejęła obecnie wiele funkcji zarezerwowanych niegdyś dla świata realnego. Powstaje coraz więcej specjalistycznych platform ułatwiających organizację interaktywnych wydarzeń, a rozwój infrastruktury światłowodowej umożliwia stabilne połączenia i wysoką jakość transmisji online. Wraz z rozwojem technologii coraz więcej aspektów życia społecznego, zawodowego i kulturalnego przenosi się do przestrzeni wirtualnej. Organizatorzy konferencji, koncertów czy firmowych eventów coraz częściej sięgają po rozwiązania online, aby poszerzyć zasięg swoich wydarzeń i utrzymać kontakt z odbiorcami. Patrząc z perspektywy czasu – w większości doskonale im się to udało. Wystarczyło jedynie wprowadzić kilka zmian w sposobie działania i – co często bywa najtrudniejsze – zmienić dotychczasowe schematy myślenia.
Konferencja online - co zrobić, aby się udała?
Co takiego sprawia, że niektórym organizatorom konferencji online udaje się osiągnąć spektakularny sukces, podczas gdy inni wciąż zmagają się z problemami technicznymi lub niską frekwencją? Jak to się dzieje, że wiele firm eventowych zdecydowało się całkowicie przenieść swoją działalność do przestrzeni wirtualnej i z powodzeniem rozwija ją dalej? Przyjrzyjmy się najważniejszym elementom, które decydują o powodzeniu każdej konferencji online.
Odpowiednia promocja konferencji
Każdy organizator konferencji, któremu zależy na dużej ilości uczestników, musi podejść bardzo poważnie do tematu promocji wydarzenia. Taka informacja zawsze była niezbędna, w sytuacji, gdy zmuszeni jesteśmy zorganizować spotkanie online, zmienia się tylko jej forma. Nie zapominajmy, że wszelkie zaproszenia online mają dużo mniejszą moc, niż bezpośrednie słowa typu “Zapraszam cię na konferencję, będzie mowa o tym, tym i tym, na pewno cię zainteresuje, przyjdź koniecznie”. Do reklamy online trzeba się zatem dużo bardziej “przyłożyć” i zdać sobie sprawę z pewnych jej ograniczeń. Z drugiej strony internet daje obecnie niezliczone narzędzia ułatwiające dotarcie do zainteresowanych odbiorców z konkretną informacją. Są to grupy na portalach społecznościowych, blogi tematyczne, a nawet specjalne witryny informujące o bieżących wydarzeniach, umożliwiające zareklamowanie konferencji zarówno w formie pisemnej, jak i mówionej - audio, bądź video. Warto zatem skorzystać z tych dobrodziejstw i nie zamykać się na nowoczesne formy promocji.
Precyzyjny plan wydarzenia
Aby konferencja internetowa mogła się w ogóle odbyć, niezbędny jest jej szczegółowy plan. Organizatorzy, którzy stanęli przed wyzwaniem stworzenia eventu online muszą zmierzyć się z następującymi pytaniami i precyzyjnie na nie odpowiedzieć:
- Jaki jest przewodni temat całej konferencji?
- Jaki pragnę osiągnąć cel tym wydarzeniem?
- Jaka grupa odbiorców będzie zainteresowana tematem, który chcę przedstawić?
- Kogo chcę zaprosić w roli prelegenta?
- Kiedy najlepiej zorganizować taką konferencję?
Odpowiedź na te pytania pozwoli obrać odpowiedni kierunek działań w dalszym tworzeniu wydarzenia.
Miejsce organizacji konferencji
Tematem, który zaczął nastręczać dużych problemów organizatorom konferencji online, stał się wybór miejsca takiego wydarzenia. O ile w organizacji zwykłego wydarzenia była to po prostu sala (najlepiej w jakimś prestiżowym hotelu), tak w sytuacji działalności internetowej najlepszym miejscem okazało się. . . studio - z dobrym sprzętem, nagłośnieniem, kamerami - gwarantujące możliwość realizacji wszelkich elementów wydarzenia bez zbędnych komplikacji i zakłóceń.
Wybór platformy do transmisji konferencji
Nie mniej ważnym elementem, który również zdecydował o sukcesie niektórych konferencji online, okazał się wybór odpowiedniej platformy do skutecznej realizacji wydarzenia. W wielu przypadkach standardowe narzędzia komunikacyjne nie wystarczyły, a konieczną stała się inwestycja w bardziej rozbudowane systemy, które finalnie umożliwiły większą integrację uczestników wydarzenia.
Popularne powiedzenie mówi “Ucz się od najlepszych, obserwuj ich i naśladuj, a osiągniesz to, co oni.” Jeżeli zatem i tobie zależy na sukcesie w organizacji konferencji czy szkolenia online - niech powyższe analizy posłużą ci jako przewodnik do odniesienia sukcesu w tym obszarze. Powodzenia!
Teksty przygotowała firma od organizacji eventów w Krakowie Twój Event