Ustawa nazywana powszechnie Polskim Ładem wprowadza szereg zmian i przepisów podatkowych w różnych obszarach prawnych. Jednym z nich jest aspekt płatności elektronicznych, gdzie szczególnie na znaczeniu zyskuje kwestia korzystania z terminala akceptującego transakcje bezgotówkowe oraz integracji tego typu urządzenia z kasą fiskalną online. Na czym to polega? Dlaczego użytkownicy technologii sprzedaży powinni zwrócić uwagę na wybór zarówno kasy rejestrującej, jak i terminala płatniczego? I jakie rozwiązania okażą się w tym przypadku pomocne?
Co mówi Polski Ład odnośnie płatności bezgotówkowych?
Polski Ład to termin odnoszący się do Ustawy z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Pokaźny akt prawny wprowadza szereg regulacji i zmian. Wśród nich dość istotne znaczenie – zwłaszcza w kontekście stosowania urządzeń fiskalnych – mają przepisy związane z płatnościami bezgotówkowymi, które będą obowiązywały od 1 stycznia 2022 roku. W przywołanym dokumencie prawnym można przeczytać, że:
„Przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1907 i 1814).”
Jak wynika z treści ustawy, od 1 stycznia 2022 roku użytkownicy wszystkich kas fiskalnych (zarówno stosowanych z racji obowiązku prowadzenia ewidencji obrotu przy użyciu tego typu technologii, jak i wykorzystywanych z własnej woli) muszą zapewnić klientom możliwość zapłaty w formie elektronicznej (bezgotówkowej) za sprzedawane towary bądź świadczone usługi.
I to nie wszystko. W przypadku wielu działalności wspomnianym „instrumentem płatniczym” okaże się terminal akceptujący płatności kartą. A informacje zawarte w treści ustawy podkreślają jeszcze jeden fakt, szczególnie istotny dla użytkowników wspomnianego urządzenia i kasy rejestrującej online. Jaki? Przedsiębiorcy stosujący kasy fiskalne online i terminale płatnicze muszą od 1 lipca 2022 zapewnić integrację tych urządzeń.
„Przedsiębiorca, który zapewnia możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zapewnia współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących, określonymi w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie tej ustawy.”
W akcie prawnym można również przeczytać, że za niedopełnienie tego obowiązku Urząd Skarbowy nałoży na podatnika karę pieniężną w wysokości 5 000 zł.
Instrument płatniczy, czyli różne oblicza transakcji bezgotówkowych
Co należy rozumieć przez sformułowanie: „instrument płatniczy”? W tej kwestii należy odnieść się do zapisów z przywołanej wcześniej Ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych. Zgodnie z jej treścią, instrumentem płatniczym jest:
„[...]zindywidualizowane urządzenie lub uzgodniony przez użytkownika i dostawcę zbiór procedur, wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego (ustawa z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, Dz. U. z 2021 r. poz. 1907 i 1814).”
Termin ten jest zatem zdefiniowany dość szeroko. Oznaczałoby to, że w jego zakres wchodzą różne formy przyjmowania płatności bezgotówkowych. Mowa więc z pewnością o terminalach płatniczych i akceptacji płatności kartą, ale i przelewach elektronicznych oraz mobilnych, płatnościach BLIK, czekach bankowych itp. Do przedsiębiorcy będzie należał wybór najdogodniejszej formy. Ważne jest jednak to, że musi zapewnić dodatkową opcję (poza gotówką) płatności elektronicznej.
W większości przedsiębiorstw handlowych i usługowych kluczowym wyborem okazuje się jednak terminal do płatności kartą. Sporo argumentów przemawia bowiem za takim rozwiązaniem. Realizacja transakcji przy użyciu terminala przebiega w bardzo szybki, prosty i bezpieczny sposób. Obecność tego typu urządzeń w firmach staje się coraz powszechniejsza, również z uwagi na preferencje i oczekiwania samych klientów. Poza tym, współczesne terminale płatnicze oferują wiele praktycznych, korzystnych funkcji i nieraz umożliwiają różne sposoby uiszczenia należnej kwoty (także zbliżeniowo, przy użyciu telefonu czy smartwatcha). Często do tego dochodzą atrakcyjne warunki pozyskania, instalacji i stosowania terminali płatniczych, np. wynikające z udziału w programie Polska Bezgotówkowa.
Integracja kasy online z terminalem płatniczym i protokół ECR-EFT
Jak już wspomnieliśmy, w przedsiębiorstwach, które stosują kasę fiskalną online i terminal płatniczy, nastąpi obowiązek integracji tych urządzeń od 1 lipca 2022 roku. W tym aspekcie kluczowy okaże się protokół ECR-EFT.
Czym on jest i dlaczego ma tak duże znaczenie?
Protokół komunikacyjny ECR-EFT umożliwia połączenie kasy rejestrującej online z urządzeniem wykorzystywanym do przyjmowania płatności bezgotówkowych. Zatem jego rola w integracji wymienionych technologii jest zasadnicza. Protokół ECR-EFT zapewnia ujednolicony sposób wymiany danych, odpowiedzialny za aktywowanie urządzenia płatniczego – np. terminalu na karty – oraz późniejsze zarejestrowanie transakcji na online’owej kasie fiskalnej – wyjaśnia Marcin Ciechowicz, Dyrektor ds. serwisu i wdrożeń w Polskim Centrum Kas Fiskalnych.
Jak podkreśla ekspert PCKF, oba rodzaje technologii sprzedaży muszą być wyposażone w odpowiednie standardy, aby doszło do skutecznej, prawidłowej integracji tych ogniw i spełnienia obowiązku ujętego w treści ustawy. Dlatego z myślą o przyszłych regulacjach prawnych, warto zwrócić szczególną uwagę na opisaną kwestię przy wyborze poszczególnych urządzeń.
Bezpiecznym rozwiązaniem okażą się najnowsze technologie od wiodących producentów, takie jak choćby kasy fiskalne Novitus. Modele typu Nano II Online, Link Online czy One Online – poza zgodnością z wymogami współpracy z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), wysokimi parametrami użytkowymi i mnogością praktycznych funkcji – zapewniają bardzo rozbudowane możliwości integracji z terminalami płatniczymi czy też programowalnymi pin-padami. Mowa zarówno o zaimplementowanym protokole ECR-EFT (pracującym w ramach komunikacji otwartej i szyfrowanej), jak i różnych, wykorzystywanych w tym celu rozwiązaniach: złączach USB i RS-232, opcji Bluetooth, przewodowych oraz bezprzewodowych połączeniach sieciowych (LAN, Wi-Fi, GSM). Przy tej okazji warto zaznaczyć, że znalezienie urządzenia rejestrującego, które z jednej strony zagwarantuje współpracę z terminalem płatniczym, zaś z drugiej – będzie dostosowane do potrzeb danej działalności – nie stanowi żadnego problemu.
Jeśli np. szukamy modelu stacjonarnego, o niedużych gabarytach, solidnej konstrukcji i estetycznym designie, a przy tym też oferującego atrakcyjne parametry – Novitus Link Online okaże się strzałem w dziesiątkę. Kasa fiskalna pozwala na zaprogramowanie i dokładne opisanie aż 20 000 pozycji towarowych dla produktów bądź usług. Liczne porty komunikacyjne umożliwiają płynną współpracę modelu od Novitus z różnymi urządzeniami peryferyjnymi. Ponadto, Link Online posiada mocne podzespoły (np. 32-bitowy procesor o taktowaniu 524 MHz) i wydajny, wysokiej klasy mechanizm drukujący Fujitsu FTP 628.
Jeżeli natomiast potrzebujemy mobilnej kasy fiskalnej – idealnym wyborem stanie się Novitus Nano II Online czy One Online. Oba modele mają niewielkie gabaryty i ergonomiczną sylwetkę, ułatwiającą transport czy pracę w terenie. Pierwszy, Nano II Online, charakteryzuje się przyjazną w użyciu, odporną na czynniki zewnętrzne klawiaturą, wyposażoną w programowalne przyciski. Do atutów tej kasy należy m.in. opcja zdefiniowania bazy towarowej rzędu 20 000 PLU, rejestrowanie usług czasowych i sprzedaży biletów oraz połączenie przez Wi-Fi (z CRK lub innymi technologiami dla handlu) w standardzie. Znowu drugi model, One Online, posiada obszerny, solidnie wykonany, kolorowy ekran dotykowy, pracuje w oparciu o system Android, zapewnia dostęp do przeglądarki internetowej czy poczty e-mail oraz umożliwia zaprogramowanie nieograniczonej bazy PLU.
Na koniec należy jeszcze raz podkreślić, że wybór dostawcy usług płatności kartą i samego terminala również powinien być przemyślany. Jeśli bowiem urządzenie nie obsługuje protokołu komunikacyjnego ECR-EFT ani żadnego interfejsu komunikacyjnego, umożliwiającego połączenie z kasą fiskalną online – nawet w przypadku użytkowania najbardziej zaawansowanego urządzenia rejestrującego integracja tych technologii okaże się niemożliwa.
