Jak prawidłowo rozliczyć delegację?

Rozliczenie delegacji musi odbywać się zgodnie z zasadami określonymi przez przepisy prawa. Pracodawca zobowiązany jest do pokrycia wskazanych tam kosztów podróży służbowej pracownika.

Aby prawidłowo rozliczyć delegację, należy uwzględnić właściwą kwotę diety, koszty noclegu, a także przysługujące ryczałty. Pracownik musi rozliczyć delegację w ciągu 14 dni od dnia powrotu z wyjazdu służbowego.

Podstawa delegacji

Podstawą odbycia delegacji jest polecenie wyjazdu służbowego. Wydaje je pracodawca. Zaleca się by było ono w formie pisemnej. Przepisy prawa przewidują grupy pracowników, które są zwolnione z obowiązku udania się w podróż służbową. To kobiety w ciąży oraz jeden z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia. Tacy pracownicy mogą udać się w delegacje, ale tylko jeśli wyrażą na to zgodę.

Zwrot kosztów delegacji

Pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów podróży służbowej pracownika:

• dieta (kwota przeznaczona na wyżywienie);

• dojazd do miejsca docelowego;

• nocleg (jeśli odbywa się między godziną 21:00 a 7:00 i trwa minimum 6 godzin);

• inne koszty poniesione podczas podróży służbowej (np. opłata za autostradę czy miejsce postojowe).

Pracownik może pokryć wydatki związane z delegacją samodzielnie. W takiej sytuacji przysługuje mu zwrot kosztów za delegację w udokumentowanej wysokości. Dotyczy to wyżywienia, noclegu, dojazdu oraz innych wydatków uznanych przez pracodawcę. Osoba zatrudniona może też otrzymać zaliczkę na podróż służbową w kraju. Pracodawca może sam podjąć decyzję o udzieleniu pewnej kwoty osobie zatrudnionej, lub robi to na wniosek pracownika. Zaliczka może obejmować wydatki związane z wyżywieniem, dojazdem, noclegiem. Zadatek, jak i wszystkie poniesione przez zatrudnionego koszty, muszązostać zweryfikowane przy rozliczeniu delegacji.

Rozliczenie delegacji

Istnieje obowiązek rozliczenia delegacji w ciągu 14 dni od dnia powrotu pracownika z wyjazdu służbowego. Zgodnie z tym, osoba odbywające delegację, wypełnia dokument „rozliczenie delegacji” oraz przedkłada pracodawcy wszystkie potwierdzenia poniesionych przez pracownika kosztów. Proces rozliczenia delegacji znacznie usprawniają nowoczesne narzędzia HR (np. system onPoint), które automatycznie wskazują właściwe kwoty diet czy ryczałtów.

Wysokość diety w delegacji

Pracownikowi w trakcie wyjazdu służbowego przysługuje dieta, czyli kwota przeznaczona na wyżywienie w trakcie delegacji. Wysokość diety zależy od czasu trwania podróży służbowej.

Zgodnie z nowymi przepisami – od dnia 28.07.2022 r. –wysokość diety podczas wyjazdu służbowego krajowego to 38 zł za dobę:

• 100% pełnej diety (38 zł) przysługuje przy podróży służbowej trwającej powyżej 12 godzin;

• 50% pełnej diety (19 zł) przysługuje przy podróży służbowej trwającej pomiędzy 8 do 12 godzin.

Jeśli wyjazd służbowy trwa więcej niż jeden dzień – za każdy dzień pracujący powyżej 8 godzin pracownikowi przysługuje 38 zł (100%) diety, a w przypadku dni, kiedy dzień delegacji trwał krócej niż 8 godzin – 19 zł (50% diety).

Dieta zawierać może też dodatki, czyli ryczałt i wynosi:

• 57 zł – dieta z ryczałtem za nocleg (150% pełnej diety);

• 45,60 zł – dieta z ryczałtem za dojazdy (20% diety pełnej).

W przypadku, gdy podróż służbowa trwa poniżej 8 godzin– dieta nie przysługuje.

W sytuacji, gdy pracownikowi zapewnione jest wyżywienie podczas delegacji, kwota diety ulega obniżeniu:

• śniadanie – obniżka diety o 25%;

• obiad – obniżka diety dietę o 50%;

• kolacja – obniżka diety o 25%.

Nocleg podczas wyjazdu służbowego

Jeśli pracownik przebywa w delegacji powyżej 1 dnia, a pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego noclegu – osobie zatrudnionej należy się zwrot kosztów noclegu. Taki nocleg musi trwać co najmniej 6 godzin, pomiędzy 21:00 a 7:00. Zasady te dotyczą wszystkich delegacji – krajowych i zagranicznych. Zwrot wydatków na nocleg może być w 2 wysokościach:

• w kwocie wskazanej na fakturze;

• w formie ryczałtu – za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Kwota z faktury dostarczonej przez osobę zatrudnioną nie może przekroczyć dwudziestokrotnej wysokości diety (760 zł). Od tej reguły istnieje jeden wyjątek –pracodawca może wyrazić zgodę na droższy nocleg. W sytuacji, gdy pracownik nie przedłoży faktury lub innego potwierdzenia usługi hotelarskiej – przysługuje mu ryczałt za nocleg. Prawo do zwrotu kosztów noclegu nie przysługuje za czas przejazdu, a także, gdy pracodawca uzna, że osoba zatrudniona ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego pobytu.

Źródło: Onpoint.pl – samoobsługowa platforma HR