Freelancer w świetle prawa. Co powinien wiedzieć każdy wolny strzelec?

Choć pojęcie freelancera nie występuje w przepisach, w praktyce oznacza osobę wykonującą usługi dla różnych podmiotów bez etatu. Najczęściej na podstawie umów cywilnoprawnych lub w ramach własnej działalności gospodarczej. Taka forma pracy daje swobodę, ale wiąże się z obowiązkami podatkowymi, ubezpieczeniowymi oraz ryzykiem prawnym w relacjach z klientami. W artykule przedstawiamy, jak legalnie i bezpiecznie działać jako freelancer w Polsce.

Formy prawne pracy freelancera

Freelance to forma pracy, w której wykonawca działa poza tradycyjnym stosunkiem pracy, realizując zlecenia dla różnych podmiotów. Freelancerzy w Polsce najczęściej świadczą usługi na podstawie jednej z trzech form prawnych: umowy o dzieło, umowy zlecenia lub działalności gospodarczej. Każda z nich wiąże się z innym zakresem obowiązków i stopniem formalizacji.

Umowa o dzieło to najprostsza i najczęściej stosowana forma przy jednorazowych projektach, zwłaszcza w branży kreatywnej. Jej przedmiotem jest wykonanie konkretnego rezultatu, który można zweryfikować. Umowa o dzieło nie rodzi obowiązku odprowadzania składek ZUS (z wyjątkiem sytuacji zawarcia jej z własnym pracodawcą).

Z kolei umowa zlecenia dotyczy wykonania określonych czynności, niezależnie od finalnego efektu. Wymaga odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także zaliczki na podatek dochodowy. Z perspektywy zleceniodawcy oznacza to większy koszt niż przy umowie o dzieło, ale też większe bezpieczeństwo prawne.

Freelancerzy, którzy wykonują zlecenia w sposób ciągły, regularny i na rzecz wielu klientów, często decydują się na założenie działalności gospodarczej. To rozwiązanie umożliwia wystawianie faktur, korzystanie z ulg (np. mały ZUS, ulga na start, ryczałt ewidencjonowany) i budowanie profesjonalnego wizerunku. Działalność wymaga jednak prowadzenia uproszczonej księgowości oraz bieżącego monitorowania przepisów podatkowych.

Obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe

Każdy freelancer, niezależnie od przyjętej formy współpracy, musi rozliczać się z urzędem skarbowym. W przypadku umowy o dzieło lub zlecenia, to zleceniodawca odprowadza zaliczkę na podatek dochodowy. Freelancer otrzymuje wynagrodzenie „netto”, a na koniec roku PIT-11, na podstawie którego rozlicza roczne zeznanie podatkowe.

Inaczej wygląda sytuacja osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Tu podatnik sam wybiera formę opodatkowania (np. podatek liniowy, zasady ogólne lub ryczałt), samodzielnie odprowadza zaliczki do urzędu skarbowego i składa deklaracje (PIT-36, PIT-36L lub PIT-28).

Równolegle należy pamiętać o składkach ZUS. Osoby prowadzące działalność mogą korzystać z ulg na start lub preferencyjnych składek przez pierwsze 24 miesiące, jednak po tym czasie obowiązują pełne składki ZUS. W przypadku umowy zlecenia składki opłaca zleceniodawca, natomiast przy umowie o dzieło tylko wtedy, gdy dzieło zawarte jest z własnym pracodawcą.

Faktury, umowy i rozliczenia z klientami

Wielu freelancerów na początku swojej drogi nie prowadzi działalności gospodarczej, a to utrudnia im współpracę z firmami oczekującymi faktur. W takich przypadkach możliwe jest skorzystanie z tzw. inkubatorów przedsiębiorczości lub platform pośredniczących, które wystawiają fakturę w imieniu freelancera, a następnie przekazują mu wynagrodzenie pomniejszone o prowizję i podatki. Warto również pamiętać o roli umów. Nawet przy jednorazowym zleceniu. Umowa powinna jasno określać zakres prac, wynagrodzenie, termin wykonania, sposób odbioru oraz ewentualne kary umowne za opóźnienia lub niewykonanie zlecenia. Pozostawienie takich kwestii bez zabezpieczenia może skutkować brakiem zapłaty lub sporem co do zakresu wykonanego dzieła. Freelancer, który prowadzi działalność gospodarczą, wystawia fakturę VAT lub bez VAT (np. przy zwolnieniu podmiotowym), a następnie dokumentuje ją w księdze przychodów i rozchodów lub ewidencji ryczałtowej. Termin płatności oraz forma (przelew, gotówka) powinny być każdorazowo ustalane w umowie lub potwierdzone mailowo.

Ryzyka prawne w pracy freelancera

Brak formalnego zatrudnienia oznacza również brak ochrony wynikającej z Kodeksu pracy. Freelancer nie ma prawa do urlopu, zwolnienia lekarskiego ani płatnego okresu wypowiedzenia. To on ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie zlecenia oraz skutki ewentualnych błędów.

Ryzykiem są także opóźnienia w płatnościach lub całkowity brak zapłaty. Bez umowy i odpowiednich zapisów, dochodzenie swoich praw może być trudne i czasochłonne. Zdarzają się też sytuacje, w których zleceniodawca wykorzystuje projekt bez jego opłacenia lub bez wskazania autora. Działanie to może stanowić naruszenie praw autorskich. Z tego względu nieocenione znaczenie ma korzystanie z gotowych wzorów umów, potwierdzanie ustaleń na piśmie oraz zabezpieczenie autorskich praw majątkowych w umowie. Dobrym zwyczajem jest również stosowanie zaliczek. Szczególnie w przypadku nowych klientów.

Choć freelancing kojarzy się z niezależnością, wymaga dobrej orientacji w przepisach i odpowiedzialności za własne rozliczenia. Freelancer powinien rozważnie wybrać formę współpracy oraz zadbać o formalności związane z podatkami, składkami i umowami z klientami. Brak podstawowej wiedzy prawnej może prowadzić do sporów, strat finansowych lub odpowiedzialności podatkowej. Dobrze przygotowany freelancer to specjalista w swojej dziedzinie, ale również uczestnik obrotu prawnego.