Archiwizacja vs. przechowywanie dokumentów: co powinieneś wiedzieć?

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów to usługi, które zostały stworzone, aby ułatwić firmom zarządzanie aktami. Różnego rodzaju organizacje często przetwarzają duże ilości wrażliwych informacji, które muszą być przechowywane przez określony czas, aby spełnić wymogi ustawodawcy. Po jego upływie konieczna jest utylizacja danych. Przeczytaj, dlaczego warto zdecydować się na zamówienie usług archiwizacji i przechowywania dokumentów.

Czym charakteryzuje się archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów pozwala na skuteczne uporządkowanie przechowywanych w firmie informacji. Dzięki pomocy profesjonalistów możliwe jest szybkie usystematyzowanie zawartości akt i podzielenie ich na grupy, tak aby odnalezienie konkretnego dokumentu nie stanowiło dużego wyzwania dla pracowników firmy. Zatrudniamy wysoko wykwalifikowanych specjalistów, którzy mają duże doświadczenie w porządkowaniu informacji, a ponadto ukończyli specjalistyczne kursy. Archiwizacja danych elektronicznych pozwala zaś na digitalizację archiwum i przechowywanie informacji w formie cyfrowej. To bardzo wygodne rozwiązanie dla nowoczesnych przedsiębiorstw, które umożliwia dostęp do danych z dowolnego miejsca. Dzięki prawidłowo przeprowadzonej archiwizacji znacznie łatwiej typować na bieżąco dokumenty przeznaczone do zniszczenia. Odwiedź EkoAkta – archiwizacja jest doskonałym rozwiązaniem dla firm, przetwarzających duże ilości informacji. Chwalą ją sobie jednak także przedsiębiorcy, którzy nie chcą stresować się szczegółami związanymi z zarządzaniem aktami.

Dlaczego warto postawić na przechowywanie dokumentów?

Przechowywanie dokumentów ma wiele zalet. Jedną z nich jest możliwość zwolnienia przestrzeni biurowej. Dodatkowe miejsce można zapełnić w inny sposób, na przykład tworząc nowe stanowiska pracy. Zamawiając przechowywanie dokumentów zyskuje się gwarancję, że proces ten będzie przebiegał w zgodzie z RODO. Jest on nadzorowany przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Zatrudniony personel odbywa regularne szkolenia, jest zobowiązany do zachowania tajemnicy, a ponadto posiada zaświadczenia o niekaralności. Zlecenie przechowywania dokumentów zewnętrznej firmie gwarantuje pełne bezpieczeństwo całego procesu. Akta składowane są w specjalnych pomieszczeniach, które wyposażone zostały w kontrolę temperatury i wilgotności powietrza, instalacje przeciwpożarowe oraz przeciwwłamaniowe, możliwość autoryzacji dostępu, a także profesjonalny system śluz i wideomonitoring. Nawet najbardziej poufne informacje są z nami bezpieczne. W przypadku danych chronionych przepisami prawa zdecydowanie się na skorzystanie z takiej opcji stanowi najlepsze możliwe rozwiązanie, ponieważ chroni przed zagrożeniem wycieku. Zapewniamy także wygodny dostęp online do dokumentacji. Dzięki takiemu rozwiązaniu odszukanie konkretnych informacji jest znacznie łatwiejsze i przyjemniejsze. Nowoczesna firma powinna działać w zgodzie z najwyższymi standardami.