Wydaje się, że organizacja eventów to równie dobra zabawa jak branie w nich udziału. Przecież co to za problem zaprosić gości, wynająć dobry hotel w górach, zamówić autokar i zabrać tam całą grupę? Ustalić jeszcze kwestię posiłków z managerem hotelu i tyle. Każdy by to potrafił. Albo zadzwonić do restauracji i zarezerwować salę na firmowy bankiet. A potem pozostaje już tylko szampańska zabawa... Któż nie chciałby być event managerem? Pociągająca wizja, prawda? Tyle tylko, że niestety kompletnie nieprawdziwa.
Jak zorganizować event? Gdyby chcieć udzielić odpowiedzi jednym zdaniem, należy powiedzieć: profesjonalnie! Tego oczekują klienci, którzy zlecają organizację imprezy. A to znaczy, że podczas eventu bawią się zaproszeni goście, a nie organizator. W rzeczywistości praca agencji eventowej to dziesiątki godzin spędzonych na wysyłaniu maili czy rozmowach telefonicznych lub poprzez komunikatory, zwłaszcza w przypadku dużych imprez wyjazdowych z wieloma dodatkowymi atrakcjami. To żmudne, drobiazgowe ustalanie najdrobniejszych nawet szczegółów eventu nawet z dziesiątkami podwykonawców i usługodawców. To liczenie osób, czasu i pieniędzy, bo wszystko musi się zgadzać. To zmienianie misternie ułożonych planów, czasem w ostatniej chwili, bo ktoś nie dojechał, ktoś się rozchorował czy nastąpiła awaria sprzętu. Cała logistyka pozostaje w gestii organizatora, a każdy event, bez względu na to, czy to wydarzenie dla kilku, czy kilkuset osób, musi być przygotowany z najwyższą starannością.
Nawet jeśli dla organizatora imprez to tylko kolejna pozycja na liście spraw do załatwienia, to dla klientów jest to wydarzenie ważne. Ze względów prestiżowych, ale też biznesowych. Eventy to doskonałe, powszechnie dziś wykorzystywane narzędzie marketingowe. Imprezy pomagają budować pozytywny wizerunek firmy, ułatwiają nawiązywanie i podtrzymywanie relacji z partnerami czy mediami. Pozwalają także zacieśnić więzi między pracownikami. Jeśli podczas eventu firma chce zaprezentować nowy produkt czy nawiązać bliższe stosunki z nowymi kontrahentami, a impreza będzie nieudana, może to spowodować wymierne straty. Trudniej policzyć koszty nieudanego eventu integracyjnego dla pracowników, który miał za zadanie skonsolidować zespół, jednak w dłuższej perspektywie załoga, która nie potrafi się porozumieć, także wygeneruje straty finansowe, nie mogąc efektywnie pracować.
Sprawdź również: Jak napisać scenariusz eventu?
Od czego więc zacząć? Najpierw należy określić cel wyjazdu. To pozwoli dobrać odpowiednie narzędzie, czyli typ eventu, który sprawi, że firma osiągnie swój cel. Jaki może być powód organizacji eventu? Często chodzi o to, by po prostu zintegrować zespół. Wyjazd z elementami team buildingu doskonale sprawdzi się w takiej sytuacji. Może chodzić o podziękowanie pracownikom za wytężoną pracę w ostatnim okresie, wtedy warto zabrać ich na ciekawą wycieczkę albo warsztaty sommelierskie. Jeśli chcemy uczcić jubileusz firmy, zorganizujmy elegancki bankiet. Przykłady można mnożyć, tutaj chodzi tylko o pokazanie zależności między celem wyjazdu a typem wybranego eventu.
Skoro znamy już cel eventu i dopasowaliśmy do niego rodzaj imprezy, czas na ustalenie daty.
Zawsze trzeba pamiętać, że event przygotowujemy – i informujemy o nim! - z odpowiednim wyprzedzeniem. Tylko wtedy wszyscy zaproszeni goście będą mogli dostosować swoje plany, także te prywatne, do terminu imprezy. Zwłaszcza jeśli event ma potrwać kilka dni i być wydarzeniem wyjazdowym.
Gdzie zorganizować event? Miejsce wydarzenia znów w dużej mierze uzależnione jest od celu imprezy i jej typu. Tak czy inaczej, warto zadbać, by było to miejsce ciekawe i atrakcyjne. Najlepiej, by nasz firmowy event odbył się tam po raz pierwszy – urok nowości będzie działał na naszą korzyść. Może to być miejsce interesujące pod względem architektury, czy wyjątkowo malownicze. Lepiej, by event nie odbywał się w siedzibie firmy. Siłą rzeczy to miejsce, które kojarzy nam się z relacjami służbowymi, z godzinami spędzonymi na wykonywaniu nie zawsze zajmujących czy satysfakcjonujących zadań. Nie sprzyja to przejściu w tryb imprezowy, bardziej prywatny. A przecież chodzi o to, by event był czymś wyjątkowym, przerywnikiem szarej codzienności.
Event to wydarzenie, czyli coś niezwykłego, niecodziennego. Według kanonicznej już definicji J.J. Goldblatta to „wyjątkowy moment w czasie, określony poprzez ceremonię i rytuał, zaspokajający czyjeś potrzeby”. Postarajmy się więc, by faktycznie wydarzenie to pozostało w pamięci uczestników jak najdłużej! I tutaj dochodzimy do kolejnego, kluczowego punktu w organizacji eventów – atrakcji! To na nie czekają uczestnicy, zastanawiając się, czym tym razem zaskoczy ich organizator? Malowanie piaskiem czy wspólne gotowanie ze znanym szefem kuchni? Warsztaty teatralne czy zabawy typu DIY? Ekstremalne przeżycia podczas raftingu czy gry planszowe przy kominku? Możliwości jest tyle, że można o nich napisać całą książkę. Ważne, by atrakcje dobrać do preferencji grupy. Zabawa „na siłę” to żadna zabawa.
I jeszcze - last, but not least - warto pamiętać, że podczas eventu najważniejsza jest atmosfera. Dobrze wybrane miejsce imprezy, właściwy rodzaj eventu, najbardziej zadziwiające nawet atrakcje nie pomogą, jeśli zabraknie odpowiedniej atmosfery, nastroju, klimatu. Tego nieuchwytnego „czegoś”... Jak to znaleźć? Tutaj niestety nie ma prostej recepty. Wiele zależy od grupy, lecz jeszcze więcej od organizatora. Tylko profesjonalnie przygotowany event ma szansę zaskoczyć i porwać uczestników, sprawiając, że faktycznie pozostanie niezapomnianym przeżyciem.
Zarezerwuj miejsce na swoje wydarzenie już dziś! Commplace.pl to profesjonalna agencja eventowa, która zajmie się wszystkim od A do Z. Dzięki nam masz pewność, że Twoje wydarzenie będzie udane i na długo zapadnie w pamięci uczestników.
https://commplace.pl/agencja-eventowa/
kontakt@commplace.pl
tel. 607 144 511