Z racji tego, że wybór odpowiedniego biura rachunkowego w Katowicach jest decyzją o długofalowych skutkach, konieczne staje się dokładne przeanalizowanie oferty wszystkich biur na śląsku, które - potencjalnie - mogłyby rozpocząć współpracę z Klientem. U kogo zdecydować się na usługi księgowości? Wybór warto oprzeć na siedmiu podstawowych założeniach, które powinny dać jednoznaczną odpowiedź co do wyboru konkretnego biura księgowego.
Jak wybrać biuro rachunkowe - oto kilka prostych wskazówek
1. Sprawdź świadectwo kwalifikacji
Świadectwo kwalifikacyjne, czyli tzw. certyfikat, było do niedawna praktycznie najważniejszym dokumentem, umożliwiającym podjęcie działalności przez biuro rachunkowe. Dziś co prawda nie jest ono wymagane, ale mimo to jest potwierdzeniem nabycia kwalifikacji przez pracowników wybranego biura. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by przedsiębiorca rozpoczął współpracę z biurem nieposiadającym takiego dokumentu, aczkolwiek to właśnie certyfikat jest dodatkową gwarancją, która przemawia na rzecz wybranego biura - dodaje główna księgowa z biura rachunkowego VOLENTI w Katowicach.
2. Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej
Przed rozpoczęciem współpracy z wybranym biurem rachunkowym, warto sprawdzić, czy posiada ono wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Należy przy tym pamiętać, że sam fakt posiadania takiego ubezpieczenia to za mało. Warto też zwrócić uwagę na sumę wspomnianego ubezpieczenia, a także na zapisy dotyczące Ogólnych Warunków Polisy. Dzięki temu przedsiębiorca będzie miał świadomość ryzyka, jakie niesie ze sobą podpisanie umowy z wybranym biurem rachunkowym.
3. Ochrona danych osobowych
Choć nie wszyscy przedsiębiorcy zwracają na to uwagę, to ważnym kryterium przy wyborze biura rachunkowego powinien być sposób, w jaki podmiot ten chroni dane osobowe swoich klientów. Oczywiście wszystko musi być ujęte w myśl ustawy o ochronie danych osobowych. Oznacza to, że w ramach biura musi działać osoba pełniąca rolę inspektora ochrony danych osobowych. Co więcej, musi być też przyjęta strategia, w myśl której dane te będą chronione przez zarządzający nimi podmiot.
4. Cena usług świadczonych przez księgowych
Cena usług księgowych to jeden z bardziej kontrowersyjnych aspektów dotyczących podjęcia decyzji o współpracy z biurem rachunkowym. Wynika to stąd, że kwota ta jest najczęściej zależna od kompetencji księgowego lub grupy księgowych. Bądźmy szczerzy - większość początkujących specjalistów nie wycenia swoich usług zbyt wysoko. W świecie rachunkowości za wiedzę trzeba płacić. I właśnie dlatego lepiej nie szukać specjalistów, którzy oferują swe usługi możliwie jak najtaniej.
5. Zakres realizowanych usług
Na ostateczną decyzję co do podjęcia współpracy z wybranym biurem księgowym, powinien wpływać również zakres realizowanych przez nią obowiązków. Zgodnie z powyższym, małe biura dużo lepiej radzą sobie na tym polu, aniżeli duże, które zatrudniają minimum kilkadziesiąt księgowych. Skąd wynika ta zależność? Głównie stąd, że duże biura zwykle nie ograniczają się do usług bezpośrednio związanych z rachunkowością. Jeśli zatem przedsiębiorca chce kupić "gotową" usługę obsługi rachunkowej, warto wybrać kogoś, kto zajmuje się wyłącznie tą dziedziną działalności.
6. Dobre imię biura rachunkowego
Warto też podkreślić, że w trakcie wyboru odpowiedniego biura kluczową kwestią pozostają opinie na jego temat, a także jego renoma. Pod tym względem nie ma żadnych wyjątków - biuro musi posiadać określoną renomę, by móc ustalić stawki w oparciu o swoje kwalifikacje i umiejętności. Istotne jest również to, jaką opinię wśród swoich klientów ma wybrane biuro. Referencje wraz z tytułami i dużym doświadczeniem to czynniki decydujące o wyborze konkretnego biura rachunkowego. W jakich sytuacjach jak zwykle pomaga Internet, dzięki któremu łatwo można sprawdzić poziom ocen danego podmiotu.
7. Obieg dokumentów i zarządzanie nimi
Na koniec warto zwrócić uwagę na to, jak funkcjonuje wybrane biuro w kontekście ogólnego zarządzania dokumentacją. Przeanalizujmy, na jakich zasadach odbywa się w nim obieg dokumentów. Dowiedzmy się też, czy dane biuro korzysta z nowoczesnych rozwiązań w zakresie porozumiewania się z Klientem. Dziś zdolność do szybkiego przetwarzania danych jest szczególnie istotna. I właśnie dlatego warto zwrócić uwagę na te biura, które stawiają na nowoczesne formy komunikacji i doradztwa.
Na koniec warto jeszcze zastanowić się nad tym, jak daleko dane biuro jest położone od siedziby przedsiębiorstwa. Jest to istotne ze względu na możliwość szybkiego dotarcia do miejsca lokalizacji księgowych. I choć takie sytuacje będą miały miejsce raczej dość rzadko, to jednak trzeba się liczyć z tzw. wypadkami awaryjnymi, w trakcie których przedsiębiorca i księgowi powinni się ze sobą możliwie szybko skontaktować. I to najlepiej w cztery oczy, a nie za pomocą kontaktu zdalnego.
Kilka słów podsumowania
Choć wybór odpowiedniego biura rachunkowego nie jest procesem prostym, to jednak warto się postarać i włożyć w to nieco wysiłku. Dzięki temu raz zawiązana w ten sposób współpraca, będzie owocować na długie lata. Co więcej, może ona tez przynieść spore korzyści finansowe.
Artykuł powstał przy współpracy z biurem rachunkowym VOLENTI
https://volenti.pl/
ul. 1 maja 38
40-287 Katowice
tel. +48 535 296 069
sekretariat@volenti.pl