Co, gdy magazyn okazuje się zbyt mały?

Każdy, kto prowadzi rozwijający się biznes oparty na operowaniu dużą ilością towarów, taki jak handel czy działalność logistyczna w pewnym momencie zderza się z problemem braku przestrzeni magazynowej. Co można w takiej sytuacji zrobić?

Najprostsze nie musi być najlepsze

Najprostszym rozwiązaniem, jakie przychodzi przedsiębiorcom najczęściej do głowy, jest powiększenie przestrzeni magazynowej. Dobudowanie nowej hali czy wynajęcie kolejnych pomieszczeń to rozwiązanie, które jest szybkie i stosunkowo łatwe w realizacji. Ma jednak ogromną wadę, jest kosztowne i mało efektywne. Wymaga wielu zmian łącznie z poszerzeniem kadry, jak i bazy transportowej. Zazwyczaj toki ruch nie jest dobrym rozwiązaniem, chyba że, już wcześniej wykorzystane zostały wszelkie inne możliwości zwiększające wydajność istniejącego magazynu. 

Skąd wiadomo, że magazyn się “kurczy”? 

Pierwszym krokiem do zwiększenia wydajności istniejącej infrastruktury magazynowej bez jej rozbudowy jest wcześniejsze rozpoznanie problemu. Będzie wtedy czas na stopniowe wprowadzanie zmian bez rewolucji w firmie. 

Sygnały wskazujące na kończące się miejsce w magazynie.

• Stałe zatowarowanie na poziomie 80% – 90% – Świadczy to o zbliżających się kłopotach. Tak mały margines nie pozwala swobodnie zarządzać towarem i ogranicza pole manewru w razie wzrostu zatowarowania czy konieczności przetrzymania dłużej towaru, który powinien planowo wyjść z magazynu wcześniej. 
• Problem z realizacją zamówień spływających do magazynu – Przeładowanie powoduje problemy w realizacji zamówień z powodu nadmiernej ilości towarów. Ogranicza swobodę i prowadzi do zatorów w poszczególnych sektorach magazynu.
• Problemy z właściwym umiejscowieniem towarów – W sytuacji, w której magazyn jest niemal całkowicie wypełniony, dochodzi do wyczerpania prawidłowych miejsc składowania. Zapełnione regały półkowe mogą skutkować składowaniem towaru na podłodze lub w miejscach przeznaczonych na inne rodzaje towaru. W skrócie, jeżeli nie ma właściwego miejsca składowania towaru, to znaczy, że mamy problem z przeładowaniem, lub złym rozplanowaniem przestrzeni magazynowej. 

Jeżeli w firmie zostanie zaobserwowany choć jeden z wymienionych powyżej problemów, to znaczy, że należy bliżej przyjrzeć się działaniu magazynu i zawczasu wprowadzić odpowiednie zmiany. 

Dlaczego brakuje miejsca w magazynie?

• Zbyt duże zapasy — często w polityce firmy zapisane jest pozyskiwanie towarów w jak najkorzystniejszych cenach i choć jest to logiczne i rozsądne podejście, to musi być też regulowane z góry określonymi limitami. Jeżeli trafi się okazja zakupienia po wyjątkowo okazyjnej cenie dużej partii towaru, to umieszczenie go w naszej nieprzystosowanej do tego infrastrukturze magazynowej może zwiastować jedynie kłopoty. Rozwiązaniem jest zmniejszenie zakupów lub chwilowe zwiększenie powierzchni magazynowych. 
• Zła organizacja magazynu — tutaj możemy mieć do czynienia z praktycznie nieograniczoną liczbą problemów i zaniedbań. Najczęstszą przyczyną takiego stanu jest zbyt swobodne podejście do zasad logistyki w przedsiębiorstwie. 

Czy można coś na to poradzić?

Rozwiązań takiego stanu jest kilka i jak nietrudno się domyślić są zależne od konkretnego przypadku i zaistniałej sytuacji. Jednak kilka z nich może skutecznie zadziałać w większości przypadków. 

Jak zwiększyć miejsce w istniejącym magazynie?

Pierwszym elementem, jakiemu należy się przyjrzeć, jest polityka logistyczna w firmie. Może trudno w to uwierzyć, ale całkiem sporo przedsiębiorstw w ogóle jej nie posiada, a całe wyposażenie magazynu stanowi kilka regałów, przypadkowe pojemniki magazynowe i wysłużony paleciak. Ten zgoła niewiarygodny scenariusz jest codziennością wielu Polskich firm, które stawiają nacisk na wszystkie inne aspekty swojej działalności, pomijając logistykę niemal całkowicie. 

W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie audytu logistycznego profesjonalnej firmie i przygotowanie jednolitej polityki magazynowo-transportowej dla całej firmy. Umożliwi to w dość bezbolesny sposób zażegnać problemy z przestrzenią magazynową i zdecydowanie zwiększy wydajność całej organizacji, pozwalając równocześnie wyprzedzić konkurencję.  

Co jeszcze?

Co w sytuacji, gdy firma ma już całkiem sprawny system logistyczny, ale jej dynamiczny rozwój powoduje, że pojawiają się wcześniej omówione sygnały świadczące o zbliżającym się przepełnieniu magazynów?

• Zagęść składowanie — niby krok oczywisty, a jednak rzadko prawidłowo wdrażany. Zazwyczaj podstawowy magazyn korzysta z tradycyjnego systemu magazynowania na regałach paletowych i choć daje to łatwy dostęp do towaru, to uniemożliwia optymalne zarządzanie przestrzenią. W takim wypadku najprostszym rozwiązaniem może okazać się zastosowanie akumulacyjnych systemów składowania.
• Przeprojektuj magazyn — kolejny z często zaniedbywanych wydawałoby się oczywistych punktów. Pierwotne projekty magazynów zazwyczaj są dość proste i zawierają jedynie podstawowe elementy infrastruktury logistycznej. Nawet jeżeli magazyn był projektowany zgodne z wszelkimi nowoczesnymi trendami w danym okresie, to już zaledwie po kilku latach mogą one być przestarzałe, ponieważ branża logistyczna jest obecnie na etapie bardzo dynamicznego rozwoju. Profesjonalny audyt i przeprojektowanie magazynu zgodnie z obecnymi trendami, ale też ze zmieniającymi się zapotrzebowaniami firmy może znacznie zwiększyć jego wydajność. 
• Zautomatyzuj magazyn — obecnie świat logistyki to świat automatyzacji, robotyzacji i sztucznej inteligencji. Powstanie automatycznych regałów, samojezdnych transporterów i zintegrowanych systemów magazynowania spowodowało, że w prosty sposób można wielokrotnie zwiększyć wydajność starego systemu magazynowania. Nawet zwykły wciągnik wyposażony w odpowiedni system jezdny i zdalne lub nawet autonomiczne sterowanie sprzężone z automatycznym systemem składowania może zaoszczędzić sporo zasobów. 

Co z tego wynika?

Zanim firma zdecyduje się na rozbudowę systemu magazynowego, warto by wzięła pod uwagę drzemiący potencja już posiadanego. Wykorzystanie obecnych zasobów i wyciśnięcie z nich 100% możliwości zazwyczaj oszczędza sporo czasu i pieniędzy, ma też korzystny wpływ na środowiska, a jest to aspekt obecnie często brany pod uwagę przez świadomych przedsiębiorców.