Optymalizacja działania firmy, co można w niej zmienić

Koszta, wydatki, rozliczenia, przychody i rozchody – dla księgowego to chleb powszedni, który doskonale rozumie, zaś dla właściciela firmy to nierzadko kwestia tego, czy firma w ogóle będzie mogła dalej funkcjonować. Wraz ze zmieniającymi się trendami na rynkach gospodarczych, wymaganiami klientów oraz zasadami współpracy z kontrahentami zmieniają się również inne czynniki zarządzania firmą.

Cyfryzacja firmy

Podstawową zmianą w działaniu praktycznie każdej wielkiej korporacji lub dużej rodzimej firmy jest jej cyfryzacja. Może ona przebiegać na różnych polach: od wewnętrznego systemu komunikacji między pracownikami, przez elektroniczny obieg dokumentów i kończąc na zewnętrznej platformie dla klientów. Niezależnie jednak od wprowadzanych zmian efekt końcowy zawsze jest taki sam, czyli unowocześnienie działania firmy oraz dostosowanie jej do rynkowych warunków panujących w XXI wieku. Korzystają na tym zarówno pracownicy, których odciąża się w pracy, jak i klienci, którzy są obsługiwani lepiej i szybciej oraz traktowani z indywidualnym podejściem.

Drobne i duże poprawki

Czym może być takie unowocześnienie? Opiera się je w dużej mierze na przygotowanej specjalnej analizie a następnie optymalizacji procesów w danej firmie. Na podstawie analizy ocenia się, jakich zmian i poprawek w działaniu firmy brakuje i czy należy przykładowo:
– wdrożyć elektroniczne faktury, aby obniżyć koszty ich wysyłki,
– zmienić system zarządzania dokumentami firmowymi,
– przygotować platformę komunikacji dla pracowników i klientów,
– wdrożyć nowoczesne systemy obiegu informacji (do elektronicznego składania wniosków, faktur, ofert, zleceń, reklamacji itp.)
– stworzyć elektroniczne archiwum ułatwiające dostęp do dokumentacji.
Wszystkie te działania mają na celu najczęściej obniżenie kosztów zarządzania firmą, ale mogą prowadzić również do ograniczenia niepotrzebnych etatów w firmie lub likwidacji kosztownych placówek, które zastępowane są informatycznymi rozwiązaniami (np. stacjonarne archiwa).

Nowoczesna komputeryzacja

Dzięki zastosowaniu powyższych rozwiązań znacznie poprawia się forma i jakość funkcjonowania firmy. Zarówno archiwizowanie danych papierowych, jak i ich ewentualne przekazywanie dalej przebiega o wiele szybciej i skuteczniej, a dostęp do informacji mają wszyscy uprawnieni pracownicy, nawet ci znajdujący się w zupełnie innej placówce w innym mieście albo nawet kraju. Identycznie działa skomplikowany proces zarządzania fakturami: dane o płatnościach, długach, wystawionych fakturach i rachunkach są przechowywane w wirtualnej cyfrowej przestrzeni, dlatego nawet w razie zagubienia dokumentu jego elektroniczna wersja jest nadal dostępna i łatwa do sprawdzenia.