W każdej firmie wytwarzane są dokumenty, które muszą być skrupulatnie archiwizowane przez określony czas, a następnie utylizowane zgodnie z obowiązującymi normami. Dotyczy to m.in. dokumentów księgowych oraz akt osobowych. Wszystkie dane wrażliwe i poufne muszą być chronione zaawansowanymi zabezpieczeniami, aby nie dostały się w niepowołane ręce. Przed jakimi zagrożeniami należy zabezpieczyć dokumentację gromadzoną w przedsiębiorstwie? Poznajmy sprawdzone sposoby, aby uniknąć ryzyka wycieku danych i dotkliwych konsekwencji!
Bezpieczne przechowywanie dokumentów
Archiwizacja dokumentów w nieprzystosowanych do tego celu pomieszczeniach jest pierwszym zagrożeniem. Akta powinny być gromadzone na odpowiednich regałach, umieszczone w teczkach lub segregatorach. Konieczna jest ich segregacja i opisywanie, a także regularne kontrolowanie, które z nich można już zutylizować. Powierzchnia przeznaczona do archiwizowania musi mieć odpowiednią wilgotność i temperaturę, aby umieszczone w tym miejscu dokumenty zachowały swoją żywotność.
Bardzo ważna jest skrupulatna kontrola dostępu do zgromadzonych akt. Z dokumentów powinny korzystać wyłącznie uprawnione do tego osoby, wcześniej odpowiednio przeszkolone. Co więcej, ważne jest opracowanie wewnętrznych zasad obiegu dokumentów w organizacji, aby każdy miał świadomość, jak należy postępować. W ich przygotowaniu mogą pomóc doświadczeni specjaliści, np. z firmy Ekoakta www.ekoakta.pl.
Zagrożenia dotyczą przede wszystkim wycieku informacji lub ich utraty (w wyniku zniszczenia lub zagubienia). Odnoszą się one zarówno do dokumentacji gromadzonej w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ta druga grupa narażona jest dodatkowo na ataki hakerskie. Ich ryzyko można zminimalizować poprzez wdrożenie odpowiednich haseł i dodatkowych zabezpieczeń. Bardzo ważne jest ograniczanie dostępu i regularne monitorowanie skuteczności wdrożonych rozwiązań.
Profesjonalne przechowywanie i niszczenie dokumentów
Mając świadomość, jak istotne jest prawidłowe przechowywanie, a następnie utylizacja dokumentów, warto skorzystać ze wsparcia wyspecjalizowanych jednostek. Przedsiębiorcy, chcąc mieć pewność, że prawidłowo zarządzają dokumentacją, coraz chętniej podejmują współpracę z zewnętrznymi partnerami. Jedną z takich firm jest Ekoakta, czyli dostawca, który zapewnia profesjonalne przechowywanie dokumentów w Katowicach i wielu innych miastach. Zajmuje się kompleksową archiwizacją, digitalizacją, a także świadczy usługi niszczenia dokumentów w Katowicach.
Prawidłowa archiwizacja danych pozwala zabezpieczyć informacje przed wyciekiem lub zniszczeniem, a także ułatwia codzienną pracę. W razie urzędowej kontroli, albo podczas wykonywania standardowych obowiązków zawodowych, kiedy konieczne będzie odszukanie konkretnego dokumentu, uda się go odnaleźć sprawnie, bez konieczności wielogodzinnych poszukiwań. Z wielu względów porządek w dokumentacji jest bardzo istotny!
Jeśli interesuje Cię profesjonalna archiwizacja lub niszczenie dokumentów w Katowicach, poznaj ofertę Ekoakta. Dzięki fachowemu wsparciu zadbasz o bezpieczeństwo dokumentacji i jej utylizację. W efekcie poprawisz efektywność pracy i zbudujesz wizerunek zaufanego partnera w biznesie, a także unikniesz kar za nieprawidłowe postępowanie z dokumentacją!