Pracownicy w celu udziału w konferencji w innym mieście, czy odwiedzenia siedziby kontrahenta mogą otrzymać polecenie wyjazdu służbowego. Powinno ono określać czas trwania i miejsce delegacji, które są podstawą wyliczenia odpowiedniej stawki należnej pracownikowi za udział w delegacji.
Delegacja krajowa może trwać kilka godzin lub nawet wiele dni. W zależności od czasu trwania wyjazdu służbowego, pracownikowi przysługuje określona kwota diety – 38 zł lub 19 zł.
Wysokość diety w delegacji krajowej
Pracownikowi w trakcie podróży służbowej przysługuje dieta - kwota przeznaczona na wyżywienie w trakcie wyjazdu. Wysokość diety zależy od czasu trwania podróży służbowej.
Zgodnie z obecnymi przepisami wysokość diety podczas delegacji krajowej to 38 zł za dobę:
- 100% pełnej diety (38 zł) przysługuje przy podróży służbowej trwającej powyżej 12 godzin;
- 50% pełnej diety (19 zł) przysługuje przy podróży służbowej trwającej pomiędzy 8 do 12 godzin.
W przypadku, gdy delegacja trwa dłużej niż jeden dzień – za każdy dzień powyżej 8 godzin pracownikowi przysługuje 38 zł (100%) diety, a w przypadku dni, kiedy wyjazd służbowy trwał krócej niż 8 godzin – 19 zł (50% diety).
Jeśli osoba podróżująca przebywa w delegacji krócej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje.
Dieta zawierać też może dodatki, czyli ryczałt:
- 57 zł – dieta z ryczałtem za nocleg (150% pełnej diety);
- 45,60 zł – dieta z ryczałtem za dojazdy (20% diety pełnej).
W sytuacji, gdy pracodawca zapewnił osobie zatrudnionej wyżywienie podczas delegacji, kwota diety ulega obniżeniu:
- śniadanie – obniżka diety o 25%;
- obiad - obniżka diety o 50%;
- kolacja - obniżka diety o 25%.
Nocleg podczas delegacji krajowej
Gdy pracownik przebywa w delegacji powyżej 1 dnia i nie został dla niego zapewniony nocleg - osobie zatrudnionej należy się zwrot kosztów noclegu. Taki nocleg musi trwać co najmniej 6 godzin, pomiędzy 21:00 a 7:00. Zwrot wydatków za nocleg może być w 2 wysokościach:
- w kwocie wskazanej na fakturze;
- w formie ryczałtu - w wysokości 150% diety za każdy nocleg.
Kwota z faktury przedłożonej pracodawcy przez pracownika podczas rozliczenia delegacji, nie może przekroczyć dwudziestokrotnej wysokości diety (760 zł). Zasada ta nie ma zastosowania, gdy firma wyrazi zgodę na droższy nocleg. Jeśli pracownik nie przedstawi pracodawcy faktury lub innego dokumentu potwierdzającego odbytą usługę hotelarską – osobie zatrudnionej przysługuje ryczałt za nocleg.
Zwrot kosztów przejazdu w trakcie delegacji krajowej
Pracownikowi należy się również zwrot wydatków związanych z podróżą np. koleją czy samolotem. Wyboru środka transportu dokonuje pracodawca, w zależności od miejsca podróży służbowej i odległości od siedziby firmy.
Zwrot kosztów obejmuje też dodatkowe opłaty np. środki wydane na bilety komunikacji miejskiej, przejazd płatnymi drogami, postój w strefie płatnego parkowania czy miejsca parkingowe.
Jxeśli pracownik udaje się w delegację samochodem służbowym – wówczas nie należy mu się zwrot kosztów przejazdu. Jeśli poniósł wydatki (np. tankował pojazd) – osoba zatrudniona może wnioskować o ich zwrot.
Pracownik może odbyć delegację samochodem prywatnym, ale tylko za zgodą przełożonego. W takim przypadku wydatki oblicza się zgodnie z przepisami prawa, dotyczącymi zwrotu kosztów wykorzystywania pojazdów należących do pracownika do celów służbowych. Ustalono tam m.in. stawkę kwotową za 1 kilometr przebiegu (tzw. kilometrówka). Zwracana suma to iloczyn przebytej drogi (km) oraz stawki obowiązującej za 1 km podróży służbowej.
Obecnie stawki te wynoszą:
- dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł;
- dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika ponad 900 cm3 – 0,8358 zł;
- dla motocykli – 0,2302 zł;
- dla motorowerów – 0,1382 zł.
Pracownik przedstawia przełożonemu ewidencję przebiegu pojazdu, która stanowi podstawę do zwrotu środków. Przy odbyciu delegacji krajowej samochodem prywatnym osobie zatrudnionej nie należy się zwrot kosztów paliwa.
Ile za delegację krajową?
Kwota do zwrotu pracownikowi za udział w delegacji krajowej powinna uwzględniać stawkę diety oraz ewentualne dodatki: ryczałty, koszty noclegu czy podróży.
Autor: Onpoint.pl – samoobsługowa platforma HR
Polecamy również: